Política de denuncia de irregularidades

Tras la entrada en vigor de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que denuncien infracciones del Derecho de la Unión, las empresas que cumplan con determinados requisitos deberán implementar un Sistema Interno de Información (en adelante, SII) o, en su caso, adaptar su Canal de Denuncias a ese SII, de conformidad con las exigencias recogidas en la norma.

En febrero de 2023, España transpuso la citada normativa a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley 2/2023, de 20 de febrero”), que refuerza los principios establecidos en la Directiva europea y los fortalece estableciendo requisitos adicionales.

En consonancia con lo expuesto, debe señalarse que el artículo 11 de la legislación española referida permite que la sociedad matriz de un Grupo empresarial apruebe una Política general en relación con su Canal de Denuncias, la cual debe contemplar los principios del Canal y las garantías que deben cumplirse, y que las filiales, con autonomía e independencia, pueden realizar las modificaciones o adaptaciones que sean necesarias para cumplir con la normativa nacional aplicable en cada caso.

Por ello, siguiendo la cultura de cumplimiento que caracteriza al Grupo Vita, el presente anexo tiene por objeto considerar las principales y trascendentales características establecidas por la normativa española que deben ser aplicadas por las filiales españolas del Grupo para evitar una infracción legal, sin perjuicio de lo establecido en la Política General del Grupo Vita.

Como herramienta para el cumplimiento de lo señalado anteriormente, el Grupo Vita ha habilitado el siguiente Canal de Denuncias: denuncias@vitagroup.com, como cauce preferente para la interposición de comunicaciones, o bien, a la dirección de correo postal: Av. Diagonal, n.º 538, 5-2, (08036) Barcelona – a la atención del Responsable del Sistema Interno de Información.

Este anexo alcanza y obliga a todas las filiales españolas que en el presente y en el futuro pertenezcan al Grupo Vita. Es decir, a todas las sociedades españolas mayoritariamente participadas por VITA GROUP HOLDINGS LTD.

¿Quién puede interponer una comunicación a través del Canal?

Todos los directivos, empleados, colaboradores, proveedores y clientes, así como cualquier otro tercero puede comunicar a través del Canal del Grupo Vita posibles incumplimientos o violaciones a lo dispuesto en cualquiera de las políticas internas de la organización, o reportar una irregularidad que ellos detecten en el desempeño de sus funciones, así como cualquier infracción u omisión de la que tenga conocimiento y que pueda suponer una infracción del derecho de la Unión Europea o sus intereses financieros o infracciones penales o administrativas en el marco jurídico español.

En este contexto, se consideran comunicadores o informantes todas aquellas personas físicas que informen sobre las infracciones mencionadas en el título anterior, que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:

• Trabajadores por cuenta ajena, incluyendo a aquellas personas que ya han finalizado su relación laboral o profesional.
• Autónomos.
• Voluntarios.
• En prácticas.
• En proceso de selección.
• Socios, accionistas.
• Miembros del órgano de administración.
• Cualquiera que trabaje bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas o proveedores.

Asimismo, también gozarán de la protección establecida por la Ley 2/2023, de 20 de febrero:

• los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante,
• personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso,
• personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, y
• personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.

¿Qué se puede comunicar a través del Canal?

A modo de ejemplo de lo expuesto anteriormente, se podrá informar de acciones u omisiones que constituyan o puedan constituir infracciones a los siguientes ámbitos:

• Alerta sanitaria.
• Acoso / Discriminación.
• Contratación pública.
• Confidencialidad.
• Corrupción/ Fraude.
• Competencia.
• Delitos corporativos.
• Fiscal / Societario.
• Finanzas.
• Incumplimiento de legislación vigente.
• Incumplimiento de Políticas /Procedimientos/ normativa interna.
• Incumplimiento Código Ético, otros Códigos internos.
• Laboral/ Derechos de los Trabajadores.
• Medioambiente.
• Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear.
• Propiedad intelectual/ Secreto de empresa.
• Protocolos y Normas de la organización.
• Prevención de Riesgos Laborales.
• Prevención del Blanqueo de Capitales.
• Protección de los consumidores.
• Protección de la privacidad y de los datos personales.
• Sostenibilidad.
• Salud pública.
• Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales.
• Seguridad de las redes y los sistemas de información.
• Seguridad de los productos y conformidad.
• Seguridad del transporte.
• Otros.

5.1. CONFIDENCIALIDAD Y ANONIMATO

Las comunicaciones que se reciban a través del Canal se tratarán bajo la más absoluta confidencialidad, tanto durante su tramitación, como una vez finalizado el procedimiento, impidiendo el acceso a personal no autorizado.

En este sentido, se garantizará tanto la confidencialidad, como el anonimato del informante y de cualquier otro tercero que sea o pueda ser mencionado y/o involucrado en la comunicación, en las actuaciones llevadas a cabo a raíz de ésta y en su tramitación, sin que sea necesaria la obtención de datos que permitan su identificación.

Por ello, todos aquellos que, por diversos motivos, participen en tareas de apoyo a la investigación de una determinada incidencia, deberán suscribir un Acuerdo de Confidencialidad al efecto.

En consecuencia, las diligencias que se practiquen hacia terceros u otros órganos, áreas o departamentos de las filiales españolas del Grupo Vita se llevarán a cabo manteniendo el anonimato del informante y del investigado, así como los motivos de la comunicación.

5.2. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación.

A estos efectos, se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

A los efectos de lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, y a título enunciativo, el artículo 36 de dicha norma establece que se consideran represalias las que se adopten en forma de:

a) Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.

b) Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.

c) Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.

d) Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.

e) Denegación o anulación de una licencia o permiso.

f) Denegación de formación.

g) Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.

Además, no se considerará que los informantes hayan infringido ninguna restricción de revelación de información ni incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha revelación, siempre que tuviesen motivos razonables para pensar que esta comunicación o, en su caso revelación pública, era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de este Anexo.

Por tanto, no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya delito.

5.3. PRESUNCIÓN DE INOCENCIA Y HONOR

En todo momento, se garantiza la presunción de inocencia y el respeto al honor de todas las partes que se vean afectadas como consecuencia de la interposición de una comunicación.

Por ello, las personas afectadas por una comunicación tendrán derecho a ser informadas de las acciones u omisiones que se les atribuyan, así como a ser oídas en el transcurso de la investigación, sin que en ningún caso se les comunique la identidad del informante.

En consecuencia, se garantizará a las personas afectadas por la comunicación el derecho a la presunción de inocencia, el derecho de defensa y el derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

5.4. MEDIDAS DE APOYO

En consonancia con las reglas establecidas por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, las filiales españolas del Grupo Vita pondrán a disposición del comunicador o informante los medios de apoyo idóneos que, tras la valoración de las circunstancias, resulten necesarios. Todo ello, con independencia de la asistencia que pudiera corresponder al amparo de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la representación y defensa en procedimientos judiciales derivados de la presentación de la comunicación o revelación pública.

5.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Las filiales españolas del Grupo Vita se comprometen a tratar los datos contenidos en la comunicación con el más estricto cumplimiento de la legislación sobre protección de datos de carácter personal y de las personas informantes, garantizando en todo momento la ausencia de represalias.

Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, en la que se basa el presente Anexo, se regirán por lo dispuesto en el Título VI de dicha Ley, por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilaran por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

6.1. FIGURA DEL RESPONSABLE DEL CANAL

El Responsable del Canal es la persona encargada de velar por el correcto funcionamiento del mismo y quien responderá por la tramitación diligente de las informaciones que se reciban. En consecuencia, es quien ostenta de forma exclusiva las facultades de gestión del Canal y de tramitación de los expedientes de investigación, ejerciendo sus funciones con total autonomía e independencia.

En este sentido, el Órgano de Administración de VITA GROUP HOLDINGS LTD ha procedido a la designación del Responsable del Canal para las filiales españolas, comunicándose dicha designación a la Oficina Antifraude de Cataluña, en la forma y plazo establecido por la Ley.

El Responsable del Canal es el siguiente:

• Dña. Neus Giné Gras, Directora Financiera de Vita Spain Management.

Asimismo, las filiales españolas del Grupo Vita han designado a un Sustituto para aquellos casos en los que el Responsable se encontrase implicado en una comunicación, o bien, se produjese una situación de conflicto de intereses, en cuyo caso debe inhibirse de su gestión y tramitación.

La persona que ostenta el cargo de Responsable Sustituto es:

• D. Gavin Duncan, Director del Grupo Vita.

6.2. PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES

Las comunicaciones pueden realizarse a través del Canal de Denuncias habilitado por el Grupo Vita referido, o bien, directamente a la Autoridad Independiente de Protección al Informante (en adelante también referida como “A.A.I”), que es un Canal Externo habilitado por la Administración Pública que, en Cataluña – sede de las filiales españolas del Grupo Vita – es la Oficina Antifraude de Cataluña.

Si la comunicación se recibiese a través de canales internos distintos a los establecidos o fuese dirigida a miembros del personal no responsable de su tratamiento, la organización igualmente garantizaría la conservación de la confidencialidad, advirtiendo que su incumplimiento implicaría una infracción muy grave de la Ley y que, inmediatamente, la comunicación sería remitida al Responsable del Canal de las filiales españolas.

6.2.1. Canales Internos

El Canal de Denuncias habilitado por el Grupo Vita es el cauce preferente e integral de presentación de comunicaciones.

A estos efectos, la comunicación puede realizarse de forma escrita, o bien, de forma verbal:

• Por escrito, de forma anónima o nominal:
  • Enviando una comunicación a la siguiente dirección de correo electrónico: denuncias@vitagroup.com.
  • Enviando la comunicación a la dirección de correo postal: Av. Diagonal, n.º 538, 5-2, (08036) Barcelona – a la atención del Responsable del Sistema Interno de Información.
• Verbalmente, de forma anónima o nominal:
  • Solicitando una reunión presencial con el Responsable del Sistema, la cual se celebrará dentro del plazo máximo de (7) días desde la petición, en la forma en que la entidad considere más conveniente y preservando la confidencialidad de la información. En este caso, la información que se reciba a través de esta reunión será grabada, preavisando al comunicador sobre dicha circunstancia, así como sobre el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo establecido en el apartado 5.5. del presente Anexo, o bien, podrá documentarse a través de una transcripción completa y exacta de la conversación.

Todas las comunicaciones, con independencia de la forma en la que se realicen y de si se trata de una comunicación anónima o nominal, se tratarán de forma confidencial. Asimismo, deberán incluir, en la medida de lo posible:
– Una descripción de los hechos.
– La identificación de las personas involucradas.

En caso de ser posible, será necesario que se aporten todas aquellas pruebas que acrediten el incumplimiento referido y explicando las circunstancias en las que ha tenido acceso a dicha información.

6.2.2. Canales Externos

Todas las personas físicas pueden informar ante la A.A.I. o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes a través de los canales debidamente habilitados al respecto, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones a las que se refiere el Canal de Denuncias del Grupo Vita, ya sea directamente o bien previa comunicación a través del Canal: denuncias@vitagroup.com.

Tal y como se ha referido anteriormente, en la Comunidad Autónoma de Cataluña el órgano competente en esta materia es la Oficina Antifrau de Catalunya , que ha habilitado un buzón de comunicaciones anónimas, garantizando en todo momento tanto la confidencialidad de las comunicaciones como en anonimato del informante, disponible a través del siguiente enlace: https://www.antifrau.cat/es/comunicaciones-anonimas

6.2.3. Revelación Pública

Además de las vías mencionadas, se pone a disposición de los comunicadores o informantes la posibilidad de efectuar una revelación pública.

La revelación pública consiste en la puesta a disposición del público de información sobre los hechos que son objeto de comunicación a través de este Sistema Interno de Información.

En este contexto, para que se extienda la protección de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, sobre las personas que hagan revelaciones públicas, deben cumplirse las siguientes condiciones:

a) Haya realizado la comunicación primero por canales internos y externos, o directamente por canales externos, sin que se hayan tomado medidas apropiadas al respecto en el plazo establecido.

b) b) Tenga motivos razonables para pensar que, o bien la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, en particular cuando se da una situación de emergencia, o existe un riesgo de daños irreversibles, incluido un peligro para la integridad física de una persona; o bien, en caso de comunicación a través de canal externo de información, exista riesgo de represalias o haya pocas probabilidades de que se dé un tratamiento efectivo a la información debido a las circunstancias particulares del caso, tales como la ocultación o destrucción de pruebas, la connivencia de una autoridad con el autor de la infracción, o que esta esté implicada en la infracción.

6.3. RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Una vez recibida una comunicación o información, el Responsable del Canal en las filiales españolas iniciará el proceso de investigación correspondiente, en su caso, para la aclaración de los hechos objeto de comunicación.

En el plazo de siete (7) días naturales siguientes a la recepción de la comunicación se enviará un acuse de recibo al informante. Este acuse de recibo se incorporará al expediente incluyendo, en todo caso, información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes.

En los casos en los que realizar un acuse de recibo pudiese poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, para garantizarla, no se realizará hasta que haya trascurrido un plazo que se considere prudencial.

Tal como se mencionó en párrafos anteriores, alternativamente a este Sistema Interno de Información preferente, se puede informar ante la A.A.I. o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualquier acción u omisión que pueda ser constitutiva de alguna de las infracciones susceptibles de ser comunicadas por medio Canal de Denuncias, ya sea directamente o previa comunicación a través del referido Canal.

6.4. ACEPTACIÓN A TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES

Tras recibir la comunicación, el Responsable asignará un número de registro que corresponderá con su expediente y una serie de códigos para anonimizar tanto al informante como al investigado, los hechos, y a cualquier otro tercero que se pueda ver afectado por la comunicación.

Asimismo, el Responsable dejará constancia de la siguiente información:

• Los datos objetivos de la comunicación: hechos, fechas, nombres, cantidades, lugares, contactos, etc., que aporte quien efectúe la comunicación.
• Los datos subjetivos: opiniones, rumores, ideas, y apreciaciones que el informante considere necesarios en la narración de la comunicación.
• Valoración del Responsable acerca de si la comunicación está asociada a una posible o supuesta infracción o si es una mera reclamación o sugerencia relativa a mejorar un área del negocio, la situación laboral, etc.

En caso de ser necesario y posible, podrá solicitar a la persona informante que aporte información adicional necesaria para el transcurso de la investigación a la que haya dado lugar su comunicación.

Si el Responsable advirtiese que los hechos informados pueden ser indiciariamente constitutivos de delito, remitirá la información de forma inmediata al Órgano de Administración, quien deberá decidir su remisión inmediata al Ministerio Fiscal.

6.5. FASE DE INVESTIGACIÓN

La investigación será dirigida y desarrollada principalmente por el Responsable del Canal o, en su caso, por el sustituto, para los casos en que se produzca un conflicto de intereses. No obstante, si la gravedad, especialidad o complejidad de los hechos lo aconseja, el responsable podrá nombrar a otro profesional directivo o a una tercera persona especializada para colaborar en la investigación.

En esta etapa se notificará y se entrevistará al investigado, comunicándosele su derecho a ser informado sobre las acciones u omisiones que se le atribuyen, pudiendo igualmente ejercer su derecho a ser oído, sin que en ningún caso se le comunique la identidad del informante.

También se citará y entrevistará a los terceros implicados (si los hubiere) a efectos de que expliquen e indiquen las alegaciones que consideren. Se realizarán cuantas diligencias de investigación sean necesarias para las partes y se dejará constancia documental de todo lo actuado en el expediente.

Las diligencias que se practiquen hacia terceros u otros órganos, áreas o departamentos de las filiales españolas del Grupo Vita deberán realizarse manteniendo el anonimato del informante y del investigado, así como los motivos de la comunicación.

Durante esta etapa se llevarán a cabo las siguientes acciones:

1. Investigación de los hechos comunicados y, concretamente:

• Los elementos objetivos y subjetivos aportados por el informante, priorizando los elementos objetivos respaldados con documentación que acredite, todo o en parte, los hechos informados.
• La reputación, seriedad y fiabilidad del informante.
• Las alegaciones y pruebas de descargo aportadas por el investigado.
• La prueba practicada con terceros, o con otros órganos, áreas o departamentos relacionados.

2. Análisis y valoración de las eventuales consecuencias que los hechos comunicados puedan producir.

El plazo para desarrollar la investigación y dar una respuesta al informante sobre las actuaciones que se hayan llevado a cabo, así como el resultado de las mismas, dependerá de la gravedad de los hechos comunicados y sus potenciales consecuencias, quedando a criterio y riesgo del Responsable la duración de esta etapa. No obstante, de acuerdo con lo establecido por el artículo 9.2. d) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, este plazo no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación . Esto, salvo en los casos de especial complejidad, cuyo plazo podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.

Si la comunicación, o bien, la comunicación contuviese datos personales de terceros distintos al investigado (por ejemplo, testigos, proveedores, clientes, etc.), el Responsable dejará constancia por escrito de que se deberá suprimir toda aquella información personal facilitada que no fuese necesaria para la investigación, y procederá a informar a los terceros cuyos datos vayan a ser tratados. La información cumplirá con los requisitos informativos de la normativa de protección de datos, omitiendo de esta información la identidad del informante, que deberá mantenerse confidencial.

6.6. TERMINACIÓN DE ACTUACIONES

Tras la investigación de la comunicación y con la documentación acreditativa que sirviera para esclarecer los hechos, se elaborará un VEREDICTO o RESOLUCIÓN con el siguiente contenido:

• Descripción de los hechos: n.º de registro de la comunicación; fecha de la comunicación; hechos informados; partes intervinientes; documentación aportada a lo largo de la investigación por ambas partes (informante e investigado), por otros órganos, áreas o departamentos o por terceros; entrevista con el investigado y/o con terceros, etc.
• Análisis y valoración de las pruebas obtenidas.
• En caso de que, efectivamente, se compruebe la infracción comunicada, el Responsable dedicará un apartado del veredicto para efectuar las recomendaciones que considere necesario implementar para mejorar los controles y protocolos internos que hayan sido deficientes en esta ocasión.
• Resolución: estará fundamentada y contendrá los motivos por los cuales ARCHIVA SIN SANCIÓN, ARCHIVA CON SANCIÓN o COMUNICACIÓN A LAS AUTORIDADES.

• • ARCHIVO SIN SANCIÓN: Tras la investigación, si se concluye que la infracción comunicada es manifiestamente menor y no requiere más seguimiento, se procederá a su archivo. También corresponderá el archivo en los supuestos de comunicaciones reiteradas que no contengan información nueva y significativa sobre infracciones ya comunicadas con anterioridad y cuyo procedimiento de investigación ya haya concluido, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos, deberá comunicarse al informante la resolución y ésta deberá estar motivada.
  • ARCHIVO CON SANCIÓN: el Responsable podrá proponer la aplicación de una sanción, pero la decisión recaerá en el Órgano de Administración en coordinación con especialistas en recursos humanos, de conformidad con los procedimientos indicados para la aplicación de sanciones laborales en la organización.
  • COMUNICACIÓN A LAS AUTORIDADES: Si la comunicación recibida a priori pareciera tener relación con la comisión de un delito, el Responsable la pondrá en inmediato conocimiento del Órgano de Administración a efectos de la valoración de su denuncia ante el Ministerio Fiscal.

Si una vez finalizada la investigación de los hechos, se confirmara la veracidad de los mismos, las filiales españolas del Grupo Vita tomarán todas las medidas necesarias para poner fin al hecho comunicado y, si procede y teniendo en cuenta las características del hecho, aplicará las acciones que considere oportunas recogidas en el régimen disciplinario, la legislación laboral española vigente y, en su caso, de acuerdo al Código Penal español.

En todos los casos, se notificará la resolución tanto al informante, como al investigado, teniendo en cuenta el plazo máximo de tres (3) meses desde la recepción de la comunicación. No se notificará al informante cuando este haya renunciado a ello, no se disponga de datos de contacto o se trate de un informante anónimo. Tras esto, el Responsable ordenará el archivo de la misma, respetando en todo caso, la legislación vigente en materia de protección de datos. En caso de archivo con sanción, la notificación al investigado contendrá la adopción de las medidas contractuales, disciplinarias o judiciales que se vayan a adoptar.

6.7. REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES

El Responsable contará con un libro-registro de las informaciones recibidas y las investigaciones internas a que hayan dado lugar, de forma que le sirve para almacenar y/o recuperar información clave sobre cada incidencia, incluyendo la fecha y fuente de la comunicación original, el plan de la investigación, resultados de entrevistas o cualquier otro procedimiento de investigación, tareas pendientes, resolución final, así como la cadena de custodia de cualquier evidencia o información clave.

El art. 63 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, categoriza el incumplimiento de los requisitos referidos anteriormente en infracciones muy graves, infracciones graves e infracciones leves, detalladas a continuación:

INFRACCIONES MUY GRAVES

A) Cualquier actuación que suponga una efectiva limitación de los derechos y garantías previstos en esta ley introducida a través de contratos o acuerdos a nivel individual o colectivo y en general cualquier intento o acción efectiva de obstaculizar la presentación de comunicaciones o de impedir, frustrar o ralentizar su seguimiento, incluida la aportación de información o documentación falsa por parte de los requeridos para ello.
B) La adopción de cualquier represalia derivada de la comunicación frente a los informantes o las demás personas incluidas en el ámbito de protección establecido en el artículo 3.
C) Vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato previstas en esta ley, y de forma particular cualquier acción u omisión tendente a revelar la identidad del informante cuando este haya optado por el anonimato, aunque no se llegue a producir la efectiva revelación de la misma.
D) Vulnerar el deber de mantener secreto sobre cualquier aspecto relacionado con la información.
E) La comisión de una infracción grave cuando el autor hubiera sido sancionado mediante resolución firme por dos infracciones graves o muy graves en los dos años anteriores a la comisión de la infracción, contados desde la firmeza de las sanciones.
F) Comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad.
G) Incumplimiento de la obligación de disponer de un Sistema interno de información en los términos establecidos por la ley.

Las infracciones catalogadas como muy graves, llevarán aparejadas la imposición de las siguientes multas, de conformidad con lo dispuesto en el art. 65 de la precitada ley:

a) Sa) Si son personas físicas las responsables de las infracciones, serán multadas con una cuantía de 30,001 hasta 300,000 euros.
b) b) Si son personas jurídicas serán multadas con una cuantía de entre 600,001 y 1,000,000 de euros.

INFRACCIONES GRAVES

A) Cualquier actuación que suponga limitación de los derechos y garantías previstos en esta ley o cualquier intento o acción efectiva de obstaculizar la presentación de informaciones o de impedir, frustrar o ralentizar su seguimiento que no tenga la consideración de infracción muy grave conforme al apartado 1.
B) Vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato previstas en esta ley cuando no tenga la consideración de infracción muy grave.
C) Vulnerar el deber de secreto en los supuestos en que no tenga la consideración de infracción muy grave.
D) Incumplimiento de la obligación de adoptar las medidas para garantizar la confidencialidad y secreto de las informaciones.
E) La comisión de una infracción leve cuando el autor hubiera sido sancionado por dos infracciones leves, graves o muy graves en los dos años anteriores a la comisión de la infracción, contados desde la firmeza de las sanciones.

Las infracciones catalogadas como graves, llevarán aparejadas la imposición de las siguientes multas, de conformidad con lo dispuesto en el art. 65 de la precitada ley:

a) Si son personas físicas las responsables de las infracciones, serán multadas con una cuantía de 10,001 hasta 30,000 euros.
b) b) Si son personas jurídicas serán multadas con una cuantía de entre 100,001 y 60,000 euros.

INFRACCIONES LEVES

A) Remisión de información de forma incompleta, de manera deliberada por parte del Responsable del Canal a la Autoridad, o fuera del plazo concedido para ello.
B) Incumplimiento de la obligación de colaboración con la investigación de informaciones.
C) Cualquier incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley que no esté tipificado como infracción muy grave o grave.

Las infracciones catalogadas como leves, llevarán aparejadas la imposición de las siguientes multas, de conformidad con lo dispuesto en el art. 65 de la precitada ley:

a) a) Si son personas físicas las responsables de las infracciones, serán multadas con una cuantía de 1,001 hasta 10,000 euros.
b) b) Si son personas jurídicas serán multadas con una cuantía hasta 100.00 euros.

Este Anexo ha sido aprobado por el Órgano de Administración de VITA GROUP HOLDINGS LTD y podrá ser modificado con la finalidad de mejorar la confidencialidad y la efectividad en la gestión de las comunicaciones cursadas.

Asimismo, se revisará y/o modificará:
• Siempre que se produzcan cambios relevantes en la matriz o en las filiales españolas, en la estructura de control o en la actividad desarrollada por las mismas que así lo aconsejen.
• Siempre que haya modificaciones legales que así lo aconsejen.
• Siempre que se pongan de manifiesto infracciones relevantes de sus disposiciones que, igualmente, lo aconsejen.

Igualmente se revisará periódicamente, aun cuando no se produzca ninguna de las circunstancias anteriormente descritas.

Asimismo, este Anexo será publicado la página de inicio de la página web del Grupo Vita, en una sección separada y fácilmente identificable, junto con la Política de Grupo y el acceso al Canal, de conformidad con lo dispuesto en el art. 25 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.